1 ـ 2 ـ شرح وظايف روابط عمومي
مهمترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكارعمومي نسبت به شهرداري است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي‌شود.بي‌ترديد، اين وظيفه در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيرد كه مي‌توان آنها را تحت‌عناوين ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي‌دسته‌بندي كرد. كه در ادامه به تشريح اين وظايف مي‌پردازيم.
- تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و زمينه‌سازي‌براي برقراري ارتباطات بين آنان.
- اعلان مواضع سازمان.
- عضويت و شركت در جلسه‌هاي مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خطمشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.
- تدوين "تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان باشخصيتهاي حقيقي و حقوقي
- تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان‌سازمان.
- برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملكرد شهرداري
- تدوين برنامه سالانه مصاحبه‌هاي مسئولان واحد ها با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي سازماني ونيازهاي افكار عمومي.
- ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري بهينه از آنها براي‌اطلاع‌رساني به مردم.
در خصوص امور فرهنگي و نمايشگاهها
- مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي و عمومي
- پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
- تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي - تبليغي در ساختمانها و محوطه‌ها.
- مديريت نمايشگاهها (سالانه، دايمي و ...) در خارج و داخل شهرداري
- طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان
- تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم
1 ـ 2 ـ 3 ـ انتشارات
- تدوين كتب، جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي شهرداري
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها; باشيوه‌ها و قالبهاي مؤثر و مناسب.
- تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه شهرداري براي ارائه به افكار عمومي.
1 ـ 2 ـ 4 ـ سنجش افكار
- تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه/فصلي/سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي‌ارائه به مديريت.
- نقد و بررسي بازتاب فعاليتهاي واحد ها در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاهها از يكسوو مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به مديريت.
- سنجش افكار عمومي درون واحد ها به منظور بازيابي مسائل و ارائه راه‌كارهاي مناسب به مديريت.
- طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان امور
1 ـ 2 ـ 5 ـ پژوهش و برنامه‌ريزي
- تهيه گزارشهاي عملكرد دوره‌اي از فعاليتهاي روابط عمومي.
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي.
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليتهاي آتي.
- طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاء كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين واحد ها و مردم و دستگاهها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.
1 ـ 7 ـ 4 ـ مشاركت در غم و شادي كاركنان
روابط عمومي بايد سعي كند تا به نحو ممكن حضور خود را به هر يك از كاركنان نشان‌دهد. افزون بر موارد استثنايي كه روابط عمومي مي‌تواند بر اساس ماهيت خاص خود به كاركنان كمك‌كند، ارسال پيامهاي تبريك و تسليت در مواقع مقتضي، مي‌تواند نمونه هايي از مشاركت روابط عمومي‌در غم و شادي كاركنان باشد. كه اين كارها خود موجب ايجاد و يا تقويت حس همكاري كاركنان با روابط عمومي است.
1 ـ 7 ـ 5 ـ برگزاري مراسم
برگزاري مراسم ويژه در مناسبت هاي خاص، از وظايف مهم روابط عمومي داخلي است. اين‌مناسبت‌ها مي‌تواند در مورد مناسبت ويژه سازماني مثل سالروز تشكيل شهرداري و يا مناسبت هاي مهم‌مذهبي و ملي باشد. اين مراسم علاوه بر گراميداشت مناسبت ها، آگاهي هاي كاركنان را در اين مواردارتقاء داده و به نحو مختلف مي‌توان از آنها براي بهره‌وري سازمان استفاده كرد.
1 ـ 7 ـ 7 ـ اطلاع رساني به كاركنان
اطلاع رساني به كاركنان نيز به نوبه خود كم اهميت‌تر از اطلاع‌رساني به مسئولان نيست. از شيوه‌هاي‌مهم در اطلاع‌رساني به كاركنان مي‌توان راه اندازي قفسه‌هاي اطلاعاتي، راه‌اندازي ويترين‌ها، برنامه‌هاي‌بازديد كاركنان از پروژه‌ها، شاخص سازمان و برنامه بازديد تفريحي را نام برد.
1 ـ 7 ـ 13 ـ تقويت فرهنگ مذهبي و ملي
روابط عمومي، بعنوان نخستين و مهمترين دستگاهي كه با كاركنان سروكار دارد، بايد براي ارتقاي‌فرهنگي آنان وظايف خاصي را انجام دهد. هرچند اين وظايف در قالب ساير وظايف از جمله نشريه‌داخلي و روزنامه ديواري نيز تحقق مي‌يابد،
1 ـ 7 ـ 15 ـ پيگيري ويژه براي رفع مشكلات كاركنان
يكي ديگر از اقداماتي كه روابط عمومي مي‌تواند براي كمك به كاركنان انجام دهد، انجام پيگيري ويژه‌براي رفع بعضي از مشكلات ويژه و اضطراري كاركنان است. اين اقدام براي جلب رضايت عمومي‌كاركنان و ايجاد حسن ارتباط درون سازماني، بسيار مؤثر بوده است.
3 ـ 3 ـ شرح وظايف ديگر روابط عمومي ـ گردآوري و تدوين برنامه‌هاي ساليانه واحدها و ارائه به مديريت
ـ گردآوري و تدوين گزارش ساليانه واحدها و ارائه به مديريت
ـ برگزاري سمينارهاي تخصصي در امر اطلاع‌رساني.
ـ انجام فعاليتهاي مربوط به شركت كاركنان در سمينارهاي خارج از مركز.
ـ كمك به كاركنان جهت ارائه مقاله در سمينارها و مجلات.
ـ ايجاد ارتباط منظم بين مديران، كاركنان و رياست مركز و تلاش براي بهبود روابط آنان.
ـ برنامه‌ريزي بازديدهاي رياست، مديران و ساير كاركنان مركز از ساير سازمانها و مجامع.
ـ برنامه ريزي بازديدهاي افراد خارج از مركز، از مركز.
ـ جمع‌آوري و تحليل نظرات مخاطبين مركز و مشتريان، ارائه پيشنهاد براي بهبود آن و ارائه به‌رياست مركز.
ـ سنجش افكار كاركنان مركز در زمينه‌هاي مختلف و ارائه نتايج به رياست و ساير مديران مركز.
ـ ارائه اطلاعات لازم به مراجعين مركز درباره اهداف، فعاليتها و خدمات مركز.
ـ راهنمايي مراجعين مركز.
ـ جمع‌آوري و تحليل كليه اطلاعات در داخل و خارج از مركز كه بر فعاليت و عملكرد آن تأثيرمي‌گذارند و ارائه نتايج به رياست مركز.
ـ تلاش براي شناساندن مركز و اهداف و خدمات آن به جامعه و مخاطبين خاص آن از طرق‌مختلف.
ـ تسهيل ارتباط مركز با ساير مراكز و مجامع علمي داخلي و بين‌المللي.
ـ انتشار اخبار مربوط به فعاليتهاي مركز از طريق وسايل ارتباط جمعي.
ـ تهيه و توزيع نشريات داخلي و بولتنهاي خبري براي افزايش آگاهيهاي مديران و ساير كاركنان.
ـ مطالعه و تجزيه و تحليل اخبار و اطلاعات منتشر شده توسط رسانه عمومي كه به فعاليتهاي‌مركز ارتباط دارد و تهيه پاسخ و توضيح در موارد لازم.
ـ اجراي سيستم پيشنهادات مركز.
ـ اجراي سيستم اطلاعات مديريت مركز.
ـ برگزار كردن نمايشگاهها.
